Guardar informação, o desafio cresce a cada minuto
Nos últimos 30 anos, de acordo com os estudiosos do assunto, produziu-se um volume maior de informações novas do que nos 5.000 anos precedentes. E há quem afirme que hoje, com a internet e a inclusão digital de bilhões de pessoas, se produz em um dia mais informação do que se produziu durante o século XVIII. Pode haver um certo exagero, mas não há dúvida de que o desafio de guardar as informações geradas cresce a cada minuto.
Esse desafio envolve tanto os arquivos digitais, de um simples e-mail a um livro on-line, como documentos em papel, ainda gerados aos milhões por empresas, entidades e por governos do mundo inteiro em suas várias esferas – Exexutivo, Legislativo e Judiciário. Esses dois grandes eixos de preservação operam suas respectivas infraestruturas de forma diferente, mas são marcados por preocupações comuns, como segurança e satisfação do cliente, através do acesso rápido a tudo o que está guardado. Outra característica comum é a da entrega dessa preservação a empresas especializadas no tratamento e guarda da informação.
No caso dos arquivos digitais, inicialmente armazenados em servidores dentro das próprias empresas, ganha força a migração dos dados para grandes centros de preservação, em processo batizado de computação em nuvem. Tudo o que é produzido em nossos computadores, seja em desktops ou laptops e até mesmo através das novas gerações de celulares pode ser enviado, via internet, para poderosos computadores a quilômetros de distância e acessado a qualquer momento. É comum a duplicação de armazenamentos, com um servidor em São Paulo, Recife ou Nova York e back-up, por exemplo, em Hong Kong.
No caso dos documentos em papel, o processo de armazenamento carrega características específicas. Além do processo de arquivamento físico, os documentos podem ser digitalizados, de acordo com as necessidades de cada cliente e indexados, permitindo rápida recuperação. As palavras-chave nesse segmento são ordenar, indexar, armazenar e recuperar, gerando segurança total e satisfação para o cliente. Para isso são utilizadas tecnologias de ponta, como o RFID (Identificação por Rádio Frequência), OCR (Reconhecimento Ótico de Caractares) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres).
As empresas e órgãos governamentais que precisam preservar seus documentos, mesmo que por prazos determinados, tem à disposição processos de altíssima qualidade para o gerenciamento da informação neles contida. Afinal, em um mundo competitivo como o que vivemos, as empresas devem estar focadas no seu negócio e não em rotinas administrativas.
Hoje, para gerenciar a documentação, o mercado disponibiliza diversas metodologias. A Recall, por exemplo, opera com o OnCall, que é a guarda física em caixas, geralmente para arquivos inativos, aos quais o cliente só recorre esporadicamente para resgatar a informação; e com o ReFile, que é a guarda e gestão de arquivos ativos, seja em pastas ou documento individual – o cliente pode dispor da informação em formato original, cópia simples, autenticada, por fax, imagem simples ou com certificação digital, ou ainda ter digitalizados todos os documentos. Com serviços desse tipo, as empresas gerenciadoras dos documentos mantêm as imagens em seus servidores e disponibilizam login e senha para o cliente, para que este acesse suas imagens a qualquer hora em qualquer lugar do mundo.
O mercado conta ainda com o BPO (Business Process Outsoursing), uma solução mais completa que entra na rotina do cliente, estudando o fluxo e montando ferramentas customizadas para atender às necessidades de cada empresa e assim tornar o seu fluxo de informações mais eficiente, ágil e seguro. Companhias com alta especialização no setor fazem esse tipo de operação na sede do cliente ou remotamente. Dentro dessa solução, elas apresentam pacotes prontos que atendem às áreas de Recursos Humanos, Contas a Pagar, Gestão de Fornecedores, entre outros setores.
Essas empresas especializadas fazem ainda a gestão de mídias, seja somente a guarda física ou a troca de fitas de back-up. E ao final do ciclo, quando a informação perde sua validade, mas não a importância, fazem a destruição segura e fornecem ao cliente um certificado em que se responsabilizam pela destruição definitiva da informação e cuidam dos resíduos para não prejudicar o meio ambiente enviando o material para reciclagem.
É certo que as novas tecnologias vieram para facilitar a vida das pessoas e das empresas, capazes de oferecer maior agilidade e rapidez aos inúmeros processos do nosso dia a dia. Chegaram para alterar conceitos e mudar o estilo de vida. Mas, se surgiram como solução para armazenamento de informações, foram ao mesmo tempo causadoras da profusão de informações geradas e que precisam ser guardadas.
Nesse contexto, espaço é a palavra chave. No âmbito físico, a preocupação se dá com relação aos metros quadrados, pé direito, número de prateleiras. Na esfera digital pulamos dos bits para o bytes, os megabytes, gigabytes, terabytes, petabytes, exabytes, zettabytes, yottabytes, brontobytes e geopbytes. São nomes que vão ficando conhecidos para traduzir a capacidade de armazenamento de servidores espalhados pelo mundo.
E, apesar de tantas soluções digitais, a pergunta “Onde guardar todo esse papel?” surgida lá na década de 80 continua dependendo de soluções cada vez mais criativas e inteligentes.
*Vicente Troiano
* Diretor da Recall do Brasil